1　建立数据透视表(图)的目的

　　数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇兑。

　　首先应该明确的是：不是所有工作表都有建立数据透视表(图)的必要。

　　记录数量众多、以流水帐形式记录、结构复杂的工作表，为了，将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法。即，建立数据透视表(图)。

　　例如，有一张工作表，是一个大公司员工(姓名、性别、出生年月、所在部门、工作时间、政治面貌、学历、技术职称、任职时间、毕业院校、毕业时间等)信息一览表，不但，字段(列)多，且记录(行)数众多。为此，需要建立数据透视表，以便将一些内在规律显现出来。

　　2　创建数据透视表

　　⑴将光标移入需建立数据透视表的工作表中，然后单击"数据"·"数据透视表和图表报告"。

　　⑵"数据透视表和数据透视图向导-3步骤1"对话框上，单击"下一步"(选用默认选项，“Microsoft Excel数据清单或数据库”)。

　　⑶在"数据透视表和数据透视图向导-3步骤2"对话框上，“选定区域”框中，已经自动选定工作表的(整个)数据区域，单击"下一步"。

　　⑷在"数据透视表和数据透视图向导-3步骤3"对话框上，选用默认选项："新建工作表"，在当前工作的左侧创建一个新工作表。这样做，可以保证原始数据的安全以及可利用性。单击"完成"后，一张新工作表-“数据表(下图所示)”即出现在当前工作的左侧。

　　

　　3　设置数据表中数据的关系

　　3.1　数据表上，几个区域的设定方法

　　1、“请将行字段拖至此处”(相当于“左端标题行”)，将作为横向分类依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。例如，将“所在部门”字段拖至此处。

　　2、“请将列字段拖至此处”(相当于“顶端标题行”)，将作为纵向分类依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

　　拖至此处的字段是计数的“依据”。例如，将“性别”字段拖至此处，计数的依据就是“男”和“女”两项。

　　3、“请将数据项拖至此处”(相当于“普通数据区”)，将作为统计依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

　　拖入该区中的字段，Excel将用某种算法，对其进行计算，然后将计算结果(汇总数值)显示出来(如何设置算法见3.2)。

　　4、“请将页字段拖至此处”，将作为分类显示(筛选)依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

　　可以将一个或多个字段拖至此处。此区域中的字段是分类筛选的“首要”条件。例如，将“政治面貌”字段拖至此处，然后在其中，选择“党员”，则下方表格中，只统计“党员”有关的情况。

　　提示：“顶端标题行”和“页字段”区中，均可有多个字段。

　　3.2　透视分析数据

　　改变透视表内部的透视关系，从不同的角度查看数据之间的内在关系。主要包括：改变透视关系、添加或删除项目以及数据更新

　　1、改变透视关系

　　更改各区域中的放置字段，或改变字段的分组条件即可以改变透视关系。

　　添加字段的方法上面已经介绍过了，删除方法，是将需删除字段拖出数据表区域即可。

　　改变字段分组条件的方法：单击字段名右侧的三角形按钮，然后单击下拉式列表菜单上的相应条件

　　2、改变统计字段的算法

　　双击透视表左上角的统计字段名，打开”数据透视表字段“对话框(右图)。

　　在“汇总方式”框内，选定所需的算法，然后单击“确定”。

　　提示：对日期型字段求和时，以1990年1月1日起算。

　　3、透视表的更新

　　若原工作表中的数据(含标题行-字段名)更改后，透视表作相应更新的方法：

　　默认情况下，当重新打开工作薄时，透视表数据将自动更新。

　　在不重新打开工作薄的情况下，在原工作表的数据更改后，在透视表中单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”按钮即可。

　　提示：普通数据更改后，单击“更新数据”按钮后，即可完成更新。若更改了已经拖入透视表中的字段名，则该字段将从透视中删除，需要重新添加。

　　4　透视图表

　　将透视表制作成透视图表的方法是：单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”即可生成一张图表(位于左侧的新工作表上)。

　　透视图表的编辑方法，与普通图表相似。不再赘述!